ZONA ESCOLAR 065, CÓRDOBA FORÁNEAS
SUGERENCIAS A LOS TESOREROS DE APF
Estas son sugerencias, cada tesorero puede continuar con los usos y costumbres de su escuela, lo más importante es la claridad en el manejo de los recursos. Estas ideas tienen la intención de facilitar el trabajo de ellos.
- USO DEL LIBRO DE CONTABILIDAD Y DE NOTAS.
A) Lo conveniente es usar dos libros, uno para pegar las notas y otro para registrar los ingresos, egresos, saldo inicial y saldo final por mes.
B) Si no pueden adquirir dos libros, al menos usar uno, colocando primero las notas según la fecha de compra y después de las notas se hace el corte de caja mensual.
C) Cuando no se puedan adquirir los libros de contabilidad usar una libreta, de preferencia cosida, en el último de los casos, usar una libreta con espiral, la cual se coserá para disminuir la posibilidad de desprendimiento de las hojas.
D) Se puede usar el libro o libreta de ciclos escolares pasados. En cada una de ellas se dejará una hoja en blanco, después se colocará una portada con, al menos, los elementos que se anexan (ver: portada de libros de contabilidad APF).
E) Los libros se foliarán.
- MANEJO DE LAS NOTAS
A) Las notas se colocarán según la fecha de compra.
B) Las notas deben estar selladas por el negocio que la expide.
C) Remarcar aquellas notas que se podrían borrarse.
D) Procurar no encimarlas, sino pegarlas completamente sobre la hoja.
E) Cuando una persona no tiene notas para expedir un comprobante de pago, se sugiere usar un recibo, el cual puede estar mecanografiado y fotocopiado, cubriendo los requisitos de contar con fecha, quién recibe el dinero, por qué razón lo recibe, la cantidad, la firma de quien lo recibe, la firma de al menos el tesorero, o el tesorero y el presidente de la APF. Algunos tesoreros piden una copia de la credencial de elector de la persona y lo anexan junto a la nota. (se sugiere un formato de nota de pago APF).
- CONTABILIDAD MENSUAL
A) Si sólo usan un libro, después de pegar las notas, realizarán la contabilidad del mes. Este resumen debe contener al menos:
- Saldo anterior.
- Los conceptos de ingresos y el total de los ingresos.
- Los conceptos de egresos y el total de egresos, y
- Saldo final (el cual debe corresponder con el saldo inicial del siguiente mes).
B) Si usan dos libros, la contabilidad mensual se realiza en uno de ellos.
C) Se sugiere un formato, el cual pueden fotocopiar y pegar en el libro, o escribir a mano. Los conceptos que se manejan corresponden al informe financiero mensual, de este modo, al llenar los formatos sólo copiarán las cantidades. (Ver: ejemplo de corte de caja mensual APF1).
- INFORME FINANCIERO MENSUAL O ESTADO DE RESULTADOS MENSUAL.
Este es copia de la contabilidad mensual.
A) Ver: estado de resultados mensual, para comparar estas sugerencias con el formato.
1. Colocar el saldo inicial (debe corresponder con el saldo final del ciclo escolar pasado). Este podría ser colocado en septiembre si la mesa directiva actual inició en ese mes.
2. Colocar los ingresos en los conceptos correspondientes. Al final, en el concepto “otros”, pueden anexar espacios, si así lo requirieran.
3. El subtotal de agosto (o septiembre si el cambio de mesa directiva fue en ese mes) INCLUYE el saldo inicial.
4. Se coloca el saldo final del mes de agosto (a los ingresos de agosto se le resta los egresos de agosto #3 - #10).
5. En este caso sólo se suman los conceptos (NO SE SUMA el número 4).
6. Se hace la suma de cada concepto.
7. Es el total de ingresos del año. Debe cuadrar la suma horizontal y vertical.
8. En los egresos del mes de agosto se integran todos los gastos que se tuvieron durante las vacaciones de verano en el concepto correspondiente.
9. Se pueden anexar otros conceptos.
10. Se hace la suma de los egresos del mes.
11. Se suma cada concepto.
12. Esta suma también debe corresponder horizontal y verticalmente.
13. Se resta el #12 al #7 y se coloca la diferencia en el rectángulo.
NOTA: una dificultad que tienen los tesoreros es definir en qué concepto va determinado gasto. Es a criterio de ellos donde lo coloquen.
- INFORME FINANCIERO ANUAL.
Este es copia del informe mensual o estado de resultados mensual.
A) Ver informe financiero APF, para comparar estas sugerencias con el formato.
1. El saldo inicial es el número 1 del estado de resultados mensual (ERM).
2. Copiar de los conceptos de ingresos del ERM, del subtotal por concepto (#6).
3. Ingresar los conceptos anexados en el ERM.
4. Copiar del ERM, el #7.
5. Copiar del ERM los subtotales por concepto integrados en la columna #11.
6. Anexar los conceptos incluidos en el ERM, #9.
7. Copiar el #12 del ERM.
8. Copiar el #13 del EMR.
- COMENTARIOS
A) Las revisiones del libro de notas, libro de contabilidad y control mensual se hará bimestralmente.
B) La primera revisión es entre el 14 y 18 de noviembre. Los asistentes al taller de tesoreros ya eligieron una fecha y hora para que se les atienda.
C) Las siguientes revisiones son en los meses de enero, marzo, mayo y julio, al finalizar el ciclo escolar.
D) Los directores apoyan a sus tesoreros. Por favor, que los tesoreros asistan para la revisión.
E) Al finalizar la revisión, si todo es correcto, se les sellarán las notas, la contabilidad mensual y el ERM en la parte posterior. Si se tiene que aclarar algo, se les dará una nueva cita para revisar las correcciones.
F) No integrar los boletos del camión, usar notas para justificar el gasto de viáticos.
